Alle program skal vere sett opp med tilgangsstyring for roller og rettigheiter knytta til desse og det skal vere loggføring av aktivitet i programma jf. Arkivforskriften § 12. 

Arkivforskrifta § 12

Behandling av dokument som skal inngå i eit arkiv

Organet skal utarbeide rutinar for oppretting, mottak, utveksling, arkivering, vedlikehald og bruk av dokument som skal inngå i eit arkiv. Rutinane skal sikre at

a) det går fram kven som har oppretta og registrert dokumenta, og at berre personar med rett autorisasjon kan gjere dette
b) dokumenta er sikra mot ikkje-autoriserte tilføyingar, slettingar og endringar
c) dokumenta er tilgjengelege for bruk
d) alle dokument for organet som blir sende frå eller til eller lagt fram for tilsette i organet blir behandla som dokument til eller frå organet. Det same gjeld for dokument til eller frå den politiske leiinga i eit organ.
Rutinane skal òg sikre at nye saksdokument blir registert på ei eksisterande eller ny sak.
Offentlege organ skal ha reglar og rutinar for behandling av dokument som av tryggingsgrunnar må handterast særskilt.
Riksarkivaren kan gi forskrift om behandling av dokument som skal inngå i eit arkiv.

Ansvar for tilgangsstyring - Austrheim kommune

• Systembrukar i samarbeid med einingsleiar har ansvar for tildeling av roller og tilganger i sine system
• Tilsette får tilganger i forhold til stilling og ansvar. 
• Systemansvar for sak/arkiv har Servicekontoret v/ leiar
• Brukarar av systemet har ansvar for å legge til stedfortredar i systemet.
• Systemansvarleg kan legge til stedfortredar om det blir nødvendig i samband med sjukdom. 
• Systemansvarleg må halde seg oppdatert på tilgangsstyring og jamnleg sjekke at tilganger blir endra/avslutta ved endring eller opphøyr av tilsettingsforhold.,