Organisering av arkivtenesta

Arkivtenesta i Austrheim kommune er organisert med eit felles postmottak og sentralarkiv i servicekontoret på kommunehuset. Avdelingane skule, barnehage, pleie og omsorg mottek ein del post direkte på avdelingane.

Alle arkivdelar i sak/arkivsystemet Acos Websak er frå 11. februar 2014.

1.1.2018 tok PPT i bruk Visma Flyt PPT og arkivering til Visma Samhandling Arkiv og vart med dette fullelektronisk. 

Arkiva for PLOMS, NAV sosial og barnevern  er i dag kategorisert som papirbaserte, sjølv om det vert brukt elektroniske hjelpemidlar i sakshandsaminga og til arkivering.
Har eit offentleg organ både papirbaserte og elektroniske arkivdokument innan same arkivserie/arkivdel, skal dei sjåast på som papirarkiv etter gjeldende regelverk.

Med tida vert meir av sakshandsaming og arkiva i Austrheim kommune fullelektroniske. Då vert dei elektronisk produserte og lagra dokumenta, dei originale og gyldige versjonar.

Arkivskaparar i Austrheim kommune

Følgende arkivskaparar skal bygge opp og halde vedlike arkivseriar i kommunen:

• Sentralarkivet
  • sakarkiv for heile kommunen
  • gbnr arkiv: planar, byggesak, oppmåling, teknisk drift
  • personalarkiv
  • møtebøker
  • NAV sosial (kommunal) til 31.12.2019
  • barnevern til 31.05.2020
  • PPT (frå 01.01.2022 PPT Fensfjorden)
  • elevarkiv
  • barnehagemappe
  • vigsel
  • avtaler og kontrakter

• Ytre avdelingar
  • Pleie- og omsorg
  • Kaland barne- og ungdomsskule
  • Årås skule
  • Kaland barnehage
  • Austrheim kystbarnehage
  • Vaksenopplæringa
  • Flyktningtenesta
  • Helsestasjon
  • Legekontor
  • Psykiatrisk sjukepleiar
  • Kommunepsykolog

Alle arkivskaparar skal vedlikehalda arkiva i samsvar med reglar i arkivplanen.

Frå 01.01.2020 er Austrheim NAV sosial organisert i vertskommunesamarbeidet NAV Fensfjorden med Gulen, Masfjorden og Fedje. Masfjorden er vertskommune og har arkivansvar. 

Frå 01.06.2020 er Austrheim og Fedje barnevern organisert i vertskommunesamarbeid med Alver kommune. Alver kommune er vertskommune og har arkivansvar. 

Frå 01.01.2022 er Austrheim PPT organisert i vertskommunesamarbeidet Fensfjorden PPT med Gulen, Masfjorden og Fedje. Austrheim kommune er vertskommune og har arkivansvar.