Overordna arkivansvar

1. Kommunen har etter § 6 i arkivlova arkivplikt.
2. Kommunedirektøren har i følgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg saksbehandling. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.
3. Kommunedirektøren har delegert det operative leiaransvaret for arkivtenesta i kommunen til servicekontoret. Servicekontoret har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er fagleg overordna arkivpersonalet. Servicekontoret rapporterer til nærmaste leiar.

Avdelingsleiarane i kommunen som fungerer som eigne arkivskaparar, er delegert det løpande ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar. 

 Servicekontoret sine oppgåver

Servicekonotoret har ansvar for arkivtenesta og skal gi rettleiing og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Servicekontoret har rett og plikt til:

1. Å rapportere til kommunalsjef om arbeidet til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
2. Å uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.
3. Å utarbeide rutinar for arkivtenesta
4. Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
5. Å føre kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra
6. Å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
7. Å bli tatt med på råd når kommunen skal velje elektroniske sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell.
8. Å vere kontaktperson med Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS og prosjekt i IKT-samarbeidet

Servicekontoret skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:

1. Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv
2. Å gi fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse
3. Å gi nytilsette nødvendig opplæring